Inventario in Cantina: Necessità o Opportunità

Inventario in Cantina: Obbligo o Benedizione?

Fare l'inventario. La frase stessa evoca probabilmente associazioni negative per la maggior parte dei ristoratori e albergatori. Tuttavia, sebbene possa sembrare un compito arduo, è una parte fondamentale di una gestione di successo.

Un Compito Necessario ma Impopolare

Fare l'inventarionon ha la migliore reputazione. Perché? Semplicemente perché richiede tempo, pazienza e precisione. Significa spesso passare ore o anche giorni a contare, ordinare e registrare manualmente le bottiglie di vino in cantina.

Un lato positivo: Facendo l'inventario, spesso vengono scoperte le vecchie bottiglie dimenticate, le scorte più vecchie vengono ordinate (spesso trasformate in deliziose salse) o i vini che sono rimasti in attesa per un po' vengono riscoperti. Tuttavia, rimane un compito che molti preferiscono delegare ai dipendenti o rimandare.

Perché fare l'inventario è essenziale

Che sia obbligatorio o volontario, fare l'inventario è essenziale. Ecco alcune ragioni:

• Requisiti Legali: Prima di tutto, l'inventario annuale è obbligatorio per legge e quindi obbligatorio per gli alberghi e ristoranti. Ad esempio, la normativa svizzera sul vino stabilisce che le aziende devono riportare le loro scorte entro il 31 gennaio dell'anno successivo. In particolare, l'obbligo di preparare un inventario fa parte dell'obbligo di determinare il profitto annuale tramite la redazione di un bilancio e di un conto economico.
• Controllo Economico: Senza fare l'inventario manca la trasparenza: quante bottiglie di un determinato vino sono rimaste e cosa è effettivamente conservato in cantina? Quante bottiglie sono state vendute? Quali bottiglie sono rimaste inutilizzate in cantina per anni? Un inventario ben tenuto non è solo la base per calcoli accurati e riordini, ma fornisce anche informazioni sulla rotazione in cantina e molto altro.
• Evitare Perdite e Sprechi: Fare l'inventario aiuta a identificare quali vini si vendono bene e quali occupano solo spazio in cantina. I controlli regolari delle scorte aiutano anche a prevenire furti o perdite.

Come Si Fa l'Inventario

Esistono diversi metodi per fare l'inventario, ognuno con vantaggi e svantaggi, a seconda delle dimensioni dell'attività e delle esigenze:

• Penna e Carta: Il metodo tradizionale viene utilizzato da molte strutture: i dipendenti o proprietari vanno in cantina con una lista o anche con la carta dei vini e contano manualmente ogni bottiglia. Questo metodo non richiede solo molto tempo, ma comporta anche un alto rischio di errori, sia per appunti illeggibili che per trasferimenti errati. Soprattutto nelle cantine più grandi, questo diventa rapidamente un compito tedioso e lungo. Tuttavia, questo metodo ha il vantaggio di non richiedere infrastrutture tecniche, una soluzione quindi adatta per piccole attività con scorte limitate.
• Foglio Excel: Molte attività utilizzano Excel per digitalizzare almeno parzialmente l'inventario. Dopo aver contato le bottiglie di vino, le scorte vengono inserite in una tabella, che può essere successivamente aggiornata e analizzata. Questo metodo è un miglioramento rispetto alla gestione cartacea, ma comporta ancora un notevole lavoro manuale. Ogni variazione nelle scorte – sia un riordino che una vendita – deve essere inserita manualmente. Maggiore è la cantina, più questo metodo diventa suscettibile di errori e richiede più tempo.
• Sistemi di Gestione Inventario, Piattaforme e App: Per cantine di grandi dimensioni, le soluzioni software moderne sono le più efficienti per gestire un inventario. Questi strumenti riducono notevolmente lo sforzo manuale e consentono un controllo automatico delle scorte, spesso combinato con diverse funzionalità aggiuntive. In questo articolo vengono presentati e confrontati vari strumenti moderni per la gestione delle cantine.

Come Rendere l'Inventario Più Facile

L'ordine e la pianificazione sono fondamentali per il successo. Un approccio strutturato rende il lavoro molto più facile. Organizza la tua cantina in modo logico, ad esempio per regioni di origine, annate o varietà di uva. Questo aiuta non solo a contare, ma anche a un uso successivo più rapido e al recupero delle bottiglie specifiche.

I controlli regolari delle scorte aiutano a ridurre il grande investimento di tempo alla fine dell'anno. Molte attività eseguono l'inventario solo una volta all'anno, spesso con un notevole investimento di tempo. Altri hanno capito che fare inventari regolari, come mensili o stagionali, è più efficiente e meno dispendioso in termini di tempo. Evitano esaurimenti di stock e ordini da parte degli ospiti per vini non più disponibili, garantendo la disponibilità precisa nelle carte vini.

La chiave è trovare il metodo giusto per la tua attività. Un foglio Excel ben tenuto può essere sufficiente per cantine più piccole. Spesso, investire in uno strumento per la gestione della cantina è vantaggioso solo con stock più ampi.

Un Consiglio da Vinoteqa: Resta sempre aggiornato. Soprattutto con grandi collezioni di vino, una panoramica delle scorte continuamente e automaticamente mantenuta ti aiuta a ottenere il massimo della cantina. Che si tratti di un servizio migliore per gli ospiti, di vendite più alte o di una rotazione ottimizzata in cantina.

L'Inventario come Opportunità di Ottimizzazione

Anche se fare l'inventario è spesso visto come un compito noioso, è davvero un'opportunità preziosa per dare uno sguardo più attento alla tua cantina. Con un controllo continuo delle scorte, è possibile evitare costi inutili e offrire i vini giusti agli ospiti al momento giusto.

Che si tratti di penna e carta, foglio Excel o soluzione software, ogni approccio a fare l'inventario ha i suoi pro e contro. Sentiti libero di condividere con noi le tue riflessioni e idee a info@vinoteqa.com.

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