Inventur im Weinkeller: Pflicht oder Segen?

Die Inventur. Allein das Wort weckt bei den allermeisten Gastronomen und Hoteliers wohl vermehrt negative Vorstellungen. Doch auch wenn die Arbeit mühsam erscheint, ist sie ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Betriebs. 

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?

Der Begriff „Inventur“ beschreibt die systematische Erfassung aller Bestände – in unserem Fall die Weine im Keller. Ziel ist es, das „Inventar“ zu erstellen, eine vollständige Liste aller Bestände, ergänzt durch Werte und Mengenangaben.

Einfach gesagt: Die Inventur ist der Prozess, das Inventar ist das Ergebnis.

Eine notwendige, aber wenig geliebte Aufgabe

Die Inventur hat nicht den besten Ruf. Warum? Ganz einfach: Sie kostet Zeit, Nerven und erfordert Präzision. Es bedeutet oft, stunden- oder tagelang im Keller Weinflaschen zu zählen, zu sortieren und manuell Listen zu führen.

Ein Lichtblick dabei: Während der Inventur entdeckt man oft längst vergessene Schätze im Keller, sortiert ältere Bestände aus (die oft zu köstlichen Soßen verarbeitet werden) oder erinnert sich an Weine, die schon lange auf ihren Einsatz warten. Dennoch bleibt es eine Arbeit, die viele lieber an Mitarbeitende delegieren oder vor sich herschieben.

Warum die Inventur unverzichtbar ist

Ob Pflicht oder freiwillig – eine Inventur ist essenziell. Hier einige Gründe:

• Gesetzliche Vorschriften: Grundsätzlich ist die jährliche Inventur gesetzlich vorgeschrieben und somit Pflicht für die Betriebe. Die Weinverordnung der Schweiz etwa schreibt vor, dass ****Betriebe ihre Bestände bis zum 31. Januar des Folgejahres melden müssen. Genau gesagt: Die Pflicht zur Aufstellung eines Inventars ist Teil der Verpflichtung, den Jahresgewinn durch Aufstellung eines Jahresabschlusses – bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung – zu ermitteln.
• Wirtschaftliche Kontrolle: Ohne Inventur fehlt es an Transparenz: Wie viele Flaschen eines bestimmten Weins sind noch da und was lagert effektiv im Weinkeller? Welche Mengen wurden verkauft? Welche Flaschen stehen seit Jahren ungenutzt im Keller? Ein gepflegtes Inventar ist nicht nur die Grundlage für korrekte Kalkulationen und Nachbestellungen, sondern gibt Aufschluss über die Rotation im Weinkeller und vieles mehr.
• Vermeidung von Verlusten und Verschwendung: Wer regelmäßig Inventur macht, erkennt schnell, welche Weine sich gut verkaufen und welche nur Platz im Keller blockieren. Außerdem können regelmäßige Bestandskontrollen helfen, Diebstahl oder Schwund zu verhindern.

Wie wird eine Inventur gemacht?

Es gibt verschiedene Methoden, eine Inventur durchzuführen – jede mit ihren Vor- und Nachteilen, je nach Betriebsgröße und Anforderungen:

• Stift und Papier : Die traditionelle Variante wird von vielen Betrieben angewandt: Mitarbeiter begeben sich mit einer Liste oder gar der Weinkarte selbst in den Weinkeller und zählen händisch jede Flasche. Diese Methode erfordert nicht nur viel Zeit, sondern birgt auch ein hohes Fehlerrisiko, sei es durch unleserliche Notizen oder fehlerhafte Übertragungen. Besonders bei größeren Weinkellern wird dies schnell zu einer mühsamen und langwierigen Arbeit. Dennoch hat diese Methode den Vorteil, dass sie keine technische Infrastruktur erfordert – eine Option also für sehr kleine Betriebe mit überschaubarem Bestand.
• Die Excel-Tabelle: Viele Betriebe setzen auf Excel, um die Inventur zumindest teilweise zu digitalisieren. Nach dem Zählen wird der Bestand in eine Tabelle eingetragen, die sich später anpassen und analysieren lässt. Die Methode ist ein Fortschritt im Vergleich zur Zettelwirtschaft, bringt aber weiterhin einen hohen manuellen Aufwand mit sich. Jede Veränderung im Bestand – sei es eine Nachbestellung oder ein Verkauf – muss manuell eingetragen werden. Je größer der Weinkeller, desto fehleranfälliger und zeitaufwendiger wird diese Methode.
• Warenwirtschaftssysteme, Plattformen und Apps: Für umfangreiche Weinkeller sind moderne Software-Lösungen am effizientesten für die Verwaltung eines Weinkellers. Diese Tools reduzieren den manuellen Aufwand erheblich und ermöglichen eine automatisierte Bestandskontrolle, oft kombiniert mit verschiedenen Zusatzfunktionen. In diesem Artikel sind moderne Tools für die Kellerverwaltung übersichtlich dargestellt und verglichen.

Wie die Inventur einfacher wird

Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg. Eine strukturierte Herangehensweise erleichtert die Arbeit enorm. Ordnen Sie Ihren Keller logisch, etwa nach Herkunftsregionen, Jahrgängen oder Rebsorten. Dies hilft nicht nur beim Zählen, sondern auch bei der späteren Nutzung und schnellen Auffindbarkeit bestimmter Flaschen.

Regelmäßige Bestandskontrolle hilft gegen den großen Zeitaufwand am Ende eines Jahres. Viele Betriebe machen Inventur nur einmal jährlich – oft verbunden mit großem Zeitaufwand. Andere haben erkannt, dass regelmäßige Inventuren, z. B. monatlich oder saisonal, effizienter und weniger aufwändig sind. Sie vermeiden ausverkaufte Weine und Weinbestellungen von Gästen, die nicht mehr verfügbar sind und sorgen somit für korrekte Verfügbarkeiten auf der Weinkarte.

Es gilt die richtige Methode für den eigenen Betrieb zu finden. Eine gut gepflegte und übersichtliche Excel-Tabelle kann für kleinere Weinkeller durchaus ausreichend sein. Häufig lohnt sich die Investition in ein Tool für die Verwaltung des Weinkellers erst bei größerem Bestand. 

Ein *_Tipp von Vinoteqa:_* Immer laufend dranbleiben. Besonders bei großen Weinkollektionen hilft eine laufend und automatisch gepflegte Bestandsübersicht, das Beste aus dem Weinkeller rauszuholen. Ob besserer Service am Gast, höhere Umsätze oder optimierte Rotation im Keller.

Weinkeller im Detail erkundigen

Auch wenn die Inventur oft als lästige Pflicht angesehen wird, ist sie in Wahrheit eine wertvolle Gelegenheit, um den eigenen Weinkeller unter die Lupe zu nehmen. Mit einer laufenden Bestandskontrolle können unnötige Kosten vermieden werden und Gästen die richtigen Weine zum optimalen Zeitpunkt angeboten werden. 

Ob Stift und Papier, Excel-Tabelle oder Software-Lösung – jede Herangehensweise an die Inventur hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Teile gerne deine Gedanken und Ideen mit uns unter *info@vinoteqa.com.* 

Cheers! 🍷